Suite SolutionDOCSolutionDOC® è un potente strumento software per gestire tutte le informazioni aziendali, siano esse documenti cartacei o digitali. La sua missione è quella di essere il fulcro per la:
- creazione,
- gestione,
- protocollazione,
- distribuzione
e per il controllo di qualunque oggetto sia considerato documento o informazione.
SolutionDOC® è un software innovativo e professionale di Gestione Documentale, che permette di ottimizzare il proprio lavoro di ufficio con tutti i documenti disponibili in tempo reale per rapide decisioni sfruttando pienamente l'archiviazione documentale e il workflow operativo dei processi collegati.
SolutionDOC - Principali CaratteristicheLe principali caratteristiche di SolutionDOC® si possono brevemente riassumere come di seguito: - Utenti illimitati (la licenza non è in base al numero utenti e/o postazioni).
- Suite completamente web-based sviluppata in .NET.
- Suite sicura, robusta, scalabile, espandibile.
- Ogni utente è autorizzato all’ingresso al documentale e gestisce solo i documenti e le funzionalità ad esso concessegli.
- Ogni utente accede tramite browser e non necessita di nessuna installazione nel proprio PC che può utilizzare qualsiasi sistema operativo.
- Registra tutte le attività (creazione, modifica, lettura, notifica, ... ) per OGNI documento (log per ogni documento)
- Permette una facile integrazione con sistemi ERP/DMS di terze parti.
- Gestisce il processo di Archiviazione.
- Gestisce il processo di Conservazione Sostitutiva Legale rispettando la normativa vigente.
- Gestisce il processo di Archiviazione e/o Conservazione Sostitutiva per più aziende.
- I documenti possono essere archiviati da qualsiasi fonte in modo semplice e completo: documenti cartacei, fax, e-mail, file, spool di stampa, file digitali.
- I documenti possono essere fascicolati in qualsiasi modo e completamente in automatico attraverso delle regole di archiviazione/fascicolazione. Attraverso tale sistema è possibile anche creare delle “viste” personalizzate per ogni utente o gruppo di utenti.
- Implementa un sistema di ricerca e visualizzazione semplice, intuitivo e veloce: MegaSearch.
- Il sistema di ricerca è completo: si possono ricercare i documenti sia attraverso i metadati relativi ai documenti, sia attraverso qualsiasi parola contenuta nel documento indipendentemente dall’estensione del file (ricerca Full Text).
- Implementa il versionamento, la sostituzione, il check-in e check-out dei documenti.
- Implementa sistemi di invio e-mail, invio Fax, e altre varie operazioni (anche personalizzate) sui documenti.
- Implementa la gestione delle note e appunti sui documenti.
- Implementa la gestione delle notifiche scaturite da vari eventi.
- Implementa XMLDocument che permette la creazione di documenti da web e l’automatica archiviazione al salvataggio secondo il modello scelto. Il modello è completamente personalizzabile e costruito con strumenti grafici in dotazione della suite.
- Integrazione con strumenti Office.
- Implementa la Fatturazione Elettronica, via e-mail e tradizionale: FatturaDOC.
- Implementa un duplice il workflow: Standard (parametrico) e Advanced (completo con Designer visuale).
La soluzione IFdoc non include esclusivamente la vendita di un prodotto software ma prevede anche una consulenza specifica:
- Consulenza sul progetto documentale in ogni sua fase
- Formazione qualificata agli utilizzatori e al responsabile interno dell’azienda o dell’ente
- Supporto e assistenza post-vendita volti a garantisce al cliente interventi di manutenzione
- Consulenza sul progetto di conservazione legale
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Vantaggi economici della Gestione DocumentaleLa gestione documentale, cioè l’Archiviazione e Conservazione Sostituiva (con o senza Workflow), è per le aziende e la Pubblica Amministrazione una forma di risparmio che permette loro di ottenere più velocità e nello stesso tempo più tranquillità nella gestione dei documenti, più sicurezze e nello stesso tempo più accessibilità ai propri documenti: in una parola sola più competitività.
Archiviazione Digitale
- Tempo di ricerca: riduzione dei costi delle ricerche.
- Trasmissione dei documenti per via telematica.
- Controllo totale della documentazione senza perdite di dati.
- Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto.
- Carta: riduzione del materiale di consumo (carta, cartucce, scaffali).
- Riduzione dei costi di manutenzione dei sistemi di stampa.
Conservazione Sostitutiva Legale
- Spazio: eliminazione dei costi di affitto o degli spazi per la conservazione della carta (spesso antialluvioni, ignifughi, ...).
- Costi di archiviazione: riduzione dei costi di archiviazione cartacea.
- Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa.
Workflow
- Flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali.
- Possibilità di creare flussi documentali e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento (chi fa, cosa, quando).
- Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo.
Fasi di una Gestione Documentale
- Memorizzare : portare i documenti cartacei (es. bolle, fatture, note credito, ordini, delibere di acquisto, ...) dalla carta al file sul PC
- Archiviare : creare delle chiavi di ricerca in modo da poter effettuare un facile reperimento sia dei documenti cartacei precedentemente memorizzati, sia di quelli digitali (es. fatture attive in PDF, disegni CAD, partitario, ...)
- Conservare : dare valore legale al documento in formato file, in modo tale da poter eliminare il cartaceo che altrimenti dovrebbe essere conservato per minimo 10 anni (art 2220 del C.C.)
- Workflow : processo del flusso documentale: chi fa cosa e quando.
Fatturazione Elettronica
Fattura via e-mail | Fattura elettronica | | Trasmessa via e-mail (anche PEC) | Trasmessa via e-mail (anche PEC) | È un PDF o un TIFF
È corretta e legale (risoluzione 4 luglio 2001 n. 107 dell’Agenzia delle Entrate oppure risoluzione n. 571134 del 19 luglio 1988 del Ministero delle Finanze) | È un PDF, un TIFF o un XML Firmato e con Riferimento Temporale
Oppure
Sistema EDI | | Deve essere stampata | Non deve essere stampata | Non serve il consenso
(è buona norma la comunicazione al destinatario) | Serve il consenso | Conservata - In modo tradizionale
- In modo Sostitutivo
| Conservata |
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